При увольнении сотруднику надо выдать определенный комплект документов. Какие-то документы выдают по умолчанию, какие-то – по запросу. Список этих документов изменился в 2023 году: некоторые поменяли форму, а некоторые документы и вовсе исчезли с введением новых отчетов и образованием нового Социального фонда России. Разберемся, что надо знать кадровику, чтобы правильно уволить сотрудника.
Иллюстрация: Вера Ревина /«Клерк»
Введение
В 2023 году перечень документов, которые надо выдать при увольнении, претерпел изменения, так как в законодательство внесли много поправок.
Например, справка 182н уже не нужна. Вот как она выглядела раньше:
Вместо СЗВ-М теперь новый отчет — персонифицированные сведения.
Разберем, какие документы нужно выдать увольняющемуся.
Перечень документов при увольнении в 2023 году
Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.
Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.
Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.
Сотруднику надо выдать такие документы:
Кроме того, по требованию надо выдать справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) и справку о среднем заработке для Центра занятости.
Сравнение комплектов документов при увольнении в 2022 и 2023 годах
Мы сделали его в удобной таблице:
Документы, которые выдаются работнику при увольнении от работодателя
Трудовая книжка или СТД-Р
Бумажную трудовую книжку выдают, если ранее сотрудник не отказался от ее ведения в пользу ЭТК.
При получении своей бумажной трудовой книжки сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек.
Если сотрудник уже перешел на электронную трудовую, то бумажный документ ему отдали еще до увольнения с записью в книжке о том, что подано заявление о переходе на ЭТК.
В этом случае вместо бумажной трудовой книжки сотруднику выдают на руки сведения из ЭТК по форме СТД-Р.
С 2023 года форма СТД-Р изменилась (приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н).
В ней учли то, что вместо ПФР теперь СФР. В этой форме теперь, в частности, надо указывать регномер работодателя в СФР, а не в ПФР.
Впрочем, пока никакой перерегистрации и присвоения новых номеров не было. Ранее ПФР разъяснял, что пока будет действовать старый регномер ПФР. Так что пока справка выглядит так:
Обратите внимание: если у сотрудника бумажная трудовая книжка, то выдавать ему еще и форму СТД-Р работодатель не обязан (см. письмо Минтруда № 14-2/ООГ-8465 от 16.06.2020).
Выписка из РСВ
Выписку из раздела 3 РСВ надо выдать за период с начала квартала по день увольнения.
Выписка из персонифицированных сведений вместо СЗВ-М
Персонифицированные сведения о физлицах – это новый ежемесячный отчет, который сдается в ИФНС. Напомним, СЗВ-М сдавали в ПФР.
Относительно СЗВ-М ранее ОПФР по г. Москве от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 разъясняло, что надо делать выписку за отчетный месяц, то есть, за месяц увольнения.
Аналогично надо поступать с новым отчетом. Выписку надо сделать по уволенному сотруднику за месяц увольнения.
Отметим, что информация из этого отчета будет дублировать данные из раздела 3 РСВ. Но разъяснений от СФР и Роструда по поводу того, надо ли делать обе выписки или хватит одной из РСВ, нет. Поэтому лучше выдать оба документа.
Выписка из формы ЕФС-1 вместо СЗВ-СТАЖ
В Федеральном законе № 27-ФЗ нет нормы, определяющей порядок представления копий сведений сотрудникам (в том числе, при увольнении).
Ранее ОПФР по г. Москве от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 пояснило, что выписку из СЗВ-СТАЖ надо выдать за отчетный (в том числе, за текущий) год.
Соответственно, аналогично надо поступать и с формой ЕФС-1 в части стажа – сделать выписку с начала года по день увольнения.
Но стоит иметь в виду, что подраздел 1.2 формы ЕФС-1 хоть и является аналогом СЗВ-СТАЖ, но правила его сдачи – другие.
Этот отчет не составляют на работников, у которых не было никаких кадровых особенностей. Если человек не оформлял отпуск без содержания или по уходу за ребенком, то на него за 2023 года этот отчет не сдается. А значит, и выписку давать не из чего.
Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 вместо ДСВ-3
Этот документ выдают сотрудникам, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения. В ней указывают перечисленные взносы на накопительную пенсию.
Расчетный листок
Форма расчетного листка не регламентирована. Работодатели могут разработать свою форму.
Выдавать расчетку надо при каждой выплате зарплаты. Увольнение – не исключение.
Сотрудник должен получить на руки расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями за месяц увольнения (компенсация неиспользованного отпуска и т. д.).
Документы, которые выдаются по запросу сотрудника
Справка (бывшая 2-НДФЛ)
Форма 6-НДФЛ с 2023 года поменялась. Справка о доходах – это приложение № 1 к форме 6-НДФЛ.
Ее надо составить за текущий год – с начала года по день увольнения. В справке указывают доход и удержанный НДФЛ.
Выдача справка идет не по умолчанию, а по заявлению сотрудника. Об этом прямо сказано в пункте 3 статьи 230 НК РФ.
Справка для ЦЗН
Унифицированной формы такой справки нет.
Но региональные ЦЗН утверждают свои формы.
Ранее Минтруд в письме от 10.01.2019 № 16-5/В-5 сообщал, что если работодатель составил такую справку в произвольной форме и там есть все необходимые сведения для начисления пособия по безработице, то ЦЗН не имеет права отказывать в ее принятии.
Эта справка понадобится не всем уволенным работникам, которые хотят встать на учет в ЦЗН.
Правила исчисления среднего заработка для пособий по безработице утверждены постановлением Правительства № 1552 от 14.02.2021.
В основном ЦЗН считает пособие без справок. Данные берут из ИФНС и СФР.
Но в ряде случаев справку по просьбе работника должен составить работодатель.
Например, справка понадобится сотруднице, которая была в отпуске по уходу за ребенком или в случае, если в 3-месячный срок, предшествующий кварталу перед месяцем увольнения, не было начисленной зарплаты.
Кстати, скоро правила по среднему заработку для справок в ЦЗН изменят. Опубликован проект поправок в постановление Правительства от 14.09.2021 № 1552.
Если работник не смог получить документы в день увольнения
Если сотрудника нет на работе в день увольнения или он отказывается забирать трудовую книжку, то его надо уведомить по почте о необходимости или явиться за ней, или дать письменное согласие на отправку ее по почте.
Такое уведомление надо отправить сотруднику ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.
Такая норма прописана в статье 84.1 ТК РФ.
По остальным документам для уволенного (выпискам) такой нормы нет. Но можно в уведомлении о выдаче трудовой книжки также указать, что выписки и справки будут выданы лично или отправлены по почте.
Что будет работодателю, если не выдать справки
Невыдача работнику кадровых документов – это административное нарушение по статье 5.27 КоАП.
Смотрите размер штрафов в таблице.
|
|
Первое нарушение |
Повторное нарушение |
|
Юрлица |
от 30 000 до 50 000 |
от 50 000 до 70 000 |
|
ИП |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 000 до 20 000 |
|
Должностные лица |
от 1 000 до 5 000 |
от 10 0000 до 20 000 или дисквалифиция на срок от 1 года до 3 лет |
Источник: www.klerk.ru
