Как коммерческая осмотрительность поможет спасти ваши деньги при разбирательстве в суде

Каждая компания обязана проявлять коммерческую осмотрительность при выборе контрагента. Иначе есть риск сработать с недобросовестным бизнес-партнером и получить претензии от ФНС: доначисление НДС, отказ в налоговом вычете, пени и штрафы. О выигрышных и проигрышных тактиках в проявлении коммерческой осмотрительности, рассказал руководитель направления «Веб-сервисы для бизнеса» в Контуре Александр Голубев.

Риски несоблюдения коммерческой осмотрительности

В проверке контрагента, как основной составляющей коммерческой осмотрительности, прежде всего заинтересована сама компания. Если этот процесс в компании не отлажен, то она сильно рискует. Представим три типичные ситуации.

Пример первый. Строительная компания получила заказ на реконструкцию стадиона. Компания работала с подрядчиком, а он — c субподрядными фирмами. При налоговой проверке выяснилось, что они являются техническими компаниями: находятся по массовым адресам, а в штат входит один человек.ФНС заподозрила строительную организацию в причастности к мошеннической схеме, в которой несуществующие субподрядчики являлись звеном для обналичивания денег и ухода от налогов. Если компания не предпринимала все возможные действия для соблюдения коммерческой осмотрительности, то защищаться в споре с налоговой будет не чем.

Пример второй. Производитель мебели заключил с контракт с новым контрагентом — поставщиком ткани. Договорились работать по полной предоплате. Когда производитель мебели оплатил крупную партию ткани, поставщик перестал отвечать на звонки. Пытаясь разобраться в ситуации, производитель мебели детально проверил своего контрагента и выяснил, что компания зарегистрирована по массовому адресу, ее учредитель за последний год создал несколько десятков компаний. А организация, которая перестала выходить на связь после оплаты, зарегистрирована всего пару месяцев назад. Из-за упущений в проверке нового партнера компания начала сотрудничать с недобросовестным партнером и понесла крупные убытки.

Пример третий. Компания, которая занимается дорожным строительством, работала с несколькими субподрядчиками. Они четко выполнял свои обязательства по договору, но, как позже выяснилось, не платили налоги. ФНС истолковала сотрудничество с недобросовестными партнерами, как несоблюдение должной осмотрительности. Теперь дорожной компании, которая не подозревала о махинациях подрядчиков, грозят штрафы и доначисление НДС.

Понятие коммерческой осмотрительности описано в письме ФНС от 10.03.21, в нем же перечислены критерии оценки контрагента. Однако каждая организация сама определяет для себя стандарты и порядок проверки бизнес-партнеров. Разберем, как правильно выстроить этот процесс.

Как проявить коммерческую осмотрительность

Соблюдение коммерческой осмотрительности в любой компании можно свести к трем основным пунктам:

Создание и утверждение регламента проверки, в котором прописаны критерии оценки контрагентов

Оценка благонадежности контрагентов с формированием отчета о проверке

Формирование и хранение закрывающих документов, подтверждающих реальность сделки

Следование этому перечню позволит в случае спора с налоговой подтвердить, что компания оценивала благонадежность контрагента по принятому регламенту, а совершенные сделки были реальны и экономически обоснованы.

Регламент проверки и доказательство коммерческой осмотрительности

Утвержденный регламент проверки контрагента — это первое доказательство, которое подтверждает принципы соблюдения коммерческой осмотрительности. В него необходимо включить следующие пункты:

должность сотрудника, ответственного за проверку контрагентов;

срок проведения проверки;

критерии, по которым оценивает благонадежность делового партнера;

источники данных, которые необходимы для такого анализа;

трактовка полученных результатов;

порядок оформления отчета о проверке;

порядок хранения отчета о проверке.

Качественные отчеты о проверке контрагента могут сыграть решающую роль в споре с ФНС.

Что указывает на недобросовестность контрагента

зарегистрирован недавно;

в ЕГРЮЛ/ЕГРИП есть пометка о недостоверности сведений;

адрес «массовой регистрации», то есть по юридическому адресу зарегистрировано еще несколько компаний, помимо контрагента;

массовость руководителя или учредителя;

массовость адреса;

включен в реестр недобросовестных поставщиков;

большая задолженность по налогам и сборам;

нет штата;

отсутствуют производственные и финансовые ресурсы;

является ответчиком во многих судебных разбирательствах;

неудовлетворительные финансовые показатели;

невозможность связаться с руководителем.

Для принятия правильного решения необходимо анализировать данные показатели в комплексе, не делая поспешных выводов.

Например, если контрагент является ответчиком по множеству арбитражных дел, то это будет однозначно негативным фактором. И напротив, если речь идет о молодой компании, у нее может не быть большого штата, значится массовый адрес, но фактически он является офисом в бизнес-центре. Эти факторы не указывают однозначно на недобросовестность организации. С другой стороны, если адрес не массовый, но фирма находится в заброшенном или аварийном здании — это явный признак «технической» компании или мошенников.

Как доказать коммерческую осмотрительность: выигрышные и проигрышные тактики

Судебная практика последних лет свидетельствует о том, что при наличии убедительных доказательств проявления коммерческой осмотрительности, в спорах с ФНС суд стал чаще принимать сторону бизнеса. Разберем разные тактики, которые помогут в разбирательстве или напротив только усугубят процесс.

Выигрышная тактика доказательства коммерческой осмотрительности:

Наличие внутреннего документооборота, где фиксируется движение товаров/материалов;

Детальный подход к оформлению первичных документов;

Формирование досье контрагента:а) сбор учредительных документов,

б) отчет о проверке контрагента;

Выбор безрисковой формы сотрудничества, например, работать по постоплате;

Обоснование коммерческой выгоды;

Фиксация контактов с контрагентом

Примеры судебной практики:

— Постановление Арбитражного суда Москвы от 19.08.2022 по делу № № А40-73113/22-140-1383 — налогоплательщику удалось доказать свою коммерческую осмотрительность, в том числе, благодаря формированию досье на каждого контрагента.

— Постановление Первого Арбитражного апелляционного суда от 15.04.2019 по делу № А43-27187/2018 — налогоплательщику удалось доказать коммерческую осмотрительность благодаря наличию единого регламента, по которому проверяли всех контрагентов без исключения.

— Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18.12 2019 года по делу № А60-75291/2018 — в компании налогоплательщика был утвержден регламент проверки контрагентов, по которому оценивалась благонадежность партнера по бизнесу. Арбитражные суды первой, апелляционной и кассационной инстанций заняли позицию налогоплательщика.

Проигрышная тактика соблюдения коммерческой осмотрительности:

Сотрудничество с компанией, чья фактическая деятельность не совпадает с ОКВЭД;

Потеря первичных документов по сделке;

Наличие только передаточных документов;

Изготовление доказательств во время суда.

Примеры судебной практики:

— Решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 19 августа 2022 года по делу № А71-18159/2021 — налогоплательщик не смог предоставить первичные документы по сделка, счета фактуры и другие доказательства другие доказательства реальности сделки. В итоге Арбитражный встал на сторону ФНС.

— Постановление Пятнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 19 августа 2022 года по делу № А53-23571/2021 — налогоплательщик не убедился в добросовестности контрагентов, не проверил ни компании, ни их директоров. В итоге руководители этих компаний оказались номинальными. Первая и апелляционная инстанции заняли позицию ФНС.

Как сервисы Контура помогут в проявлении коммерческой осмотрительности

Качественная проверка контрагентов — это долгий и трудоемкий процесс. Детальная ручная проверка одного контрагента по открытым источникам может занимать от 30 до 40 минут. Если к ней добавить анализ связей, на это уйдет еще 2-3 часа. Когда у компании в день добавляется по 5-6 контрагентов, это вполне выполнимая задача. Но чем контрагентов больше, тем сложнее провести проверку без ошибок.

Для оптимизации процесса оценки контрагентов можно использовать специальные сервисы, например, Контур.Фокус или API.Контур.Фокуса, который интегрируется в учетную систему клиента. Все данные о клиентах и поставщиках будут отображаться в одном окне. Достаточно указать ИНН потенциального партнера, и программа в моменте проверит информацию по нему по всем официальным источникам.

C помощью данных Контур.Фокуса можно оценивать благонадежность клиентов и поставщиков по регламенту компании, настраивать собственные критерии проверки. Система покажет риски по контрагентам, с которыми планируются крупные сделки для проведения углубленного анализа. Кроме того, в Контур.Фокусе можно заказать услугу выездной проверки: специалист компании-партнера Контура съездит в организацию контрагента и составит о ней подробный отчет.

Важно помнить, что проявление коммерческой осмотрительности не может быть излишним. Например, если через 2 года ФНС может попросить подтверждение реальности сделок, то вы сможете предъявить автоматически сформированный отчет. Эти документы можно при необходимости предоставить в ФНС или в суд.

Контур.Фокус, сервис для детальной проверки контрагентов, помогает быстро оценить благонадежность бизнес-партнеров. Проверять контрагентов можно в веб-версии или автоматизировать этот процесс, интегрировав сервис в учетную систему компании с помощью API Фокуса.

Переходите по ссылке, чтобы узнать обо всех возможностях сервисов для проверки контрагентов и клиентов от Контура.

Реклама АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620 (16+)

Источник: www.audit-it.ru